Die Personalakte ist eine Akte die speziell in Unternehmen und Betrieben für den Arbeitgeber und deren Unterlagen angelegt wird. Gesetzlich wird nicht den Arbeitgeber vorschrieben wie Sie diese Personalakte zu führen haben. Weder die Form noch der Inhalt.
Jeder Arbeitnehmer hat den Anspruch auf Einsicht in die Personalakte wenn er dieses verlangt. Jedoch sind die Unternehmen nicht verpflichtet in regelmäßigen Abständen die Personalakte zur Einsicht vorzulegen.
Die Personalakte einzusehen haben außer Sie selber als Arbeitnehmer nur der Inhaber des Unternehmens, eventuelle Geschäftsführer und direkte Vorgesetzte.
Welche Unterlagen gehören in die Personalakte ? |
Als Arbeitgeber unterliegen Sie auch Pflichten bezüglich der Aufbewahrung von den einzelnen Unterlagen Ihrer Arbeitnehmer. Um hier einen reibungslosen Ablauf gewährleisten zu können gibt es die Personalakte
Hier ein Beispiel wie Sie die Personalakte führen sollten:
1.) Es ist empfehlenswert ein Deckblatt als erstes anzulegen. Hier stehen zum Beispiel die wichtigsten Daten Ihren Mitarbeiters, z.B. Name, Anschrift, Familienstand und die Steuerklasse. Weiterhin sollten Sie folgende Informationen ebenfalls auf dem Deckblatt der Personalakte eintragen. Beginn des Arbeitsverhältnisses, Arbeitsplatzentwicklung und Gehaltsentwicklung, Bankverbindung.
2.) Die Personalakte solle die Lohnsteuerkarte und die Meldebescheinigung enthalten.
3.) Der Arbeitsvertrag und alle anderen später eventuell abgeänderten Verträge zum Arbeitsverhältnis.
4.) Bewerbungsunterlagen und alle anderen Unterlagen die bei der Einstellung relevant waren
5.) Legen Sie einen Werdegang des Mitarbeiters an. An Hand dieses Werdeganges können Sie jeder Zeit in der Personalakte einsehen, in wie weit sich das Arbeitsverhältnis z.B. aufgrund Gehaltsänderungen, Beurteilungen, Weiterbildungsmaßnahmen oder Abmahnungen und Verletzungen gegen das Arbeitsverhätnisses entwickelt haben.
6.) Auch die Kündigungsunterlagen sollten in einem speziellen Abschnitt der Personalakte einsehbar sein. Hier können Sie z.B. das Kündigungsschreiben an den Arbeitnehmer, Unterlagen des Betriebsrats und zum Beispiel auch eine Kopie des Zeugnis ablegen.
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